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相信在您的電腦中也將陸續儲存著大量各種型態的資料，想要有效率且快速的使用指定的文件，則必須要事先做好檔案類型的分類，藉由不同的資料夾項目，分門別類的將數位文件逐一儲存在適當的位置中，數位文件分類的原則我們將依以下三大項分別做為說明。
一、數位文件的分類概念：透由『資料夾』的方式將收集相同型態文件檔案做歸類。
二、資料夾的建置與管理技巧：將文件檔案以資料夾區分為：『待整理』、『待細看』、『未歸類』、
『待丟棄』等四大類。 三、資料夾名稱的分類原則：資料夾名稱的命名概念應根據於文件檔案的主題、類型、內容或日期等不同特
性而設計，常見的分類方式如下。 
1. 利用『英文字母』分類。 2. 利用『中文注音』分類。 3. 利用『時間順序』分類。 4. 利用『文件主題』分類。 5. 利用『混合條件』分類。 接下來我們將針對相關分類原則一一做詳細說明。
一、數位文件的分類概念 利用電腦功能瀏覽數位文件，除了可以減少書面資料的資源浪費之外，更可以提高工作品質及效率。但往往在搜尋欲使用的文件檔案則花費了許多的時間，也因為在儲存檔案時並未有條理、有計劃的分類歸檔，而造成經常無所適從、漫無目地的在電腦中盲目尋找檔案。
因此針對數位文件的類型、用途、專案等做好分類儲存是非常重要的，可透由『資料夾』的方式將收集相同型態文件檔案做歸類。若是相同類型的檔案數量過於龐大，建議再繼續依不同條件細分資料夾項目，讓文件資料呈現出階層性的管理方式（圖2-1-01）。
圖2-1-01
二、資料夾的建置與管理技巧 對於文件檔案的『分類』觀念，建議可從『待整理』、『待細看』、『未歸類』、『待丟棄』等四種條件，初步的先將資料依序整理存放。而『分類』四種條件的篩選方式為：
1. 『待整理』：己確實做好資料夾的『分類』，搜集文件檔案後再統一予以篩選歸類。 2. 『待細看』：需重新開啟文件檔案瀏覽其內容，決定其類型、特性再予以處理。 3. 『未歸類』：一時無法判斷其歸屬類別或需重新建立資料夾，再予以儲存。 4. 『待丟棄』：重複顯示或需被刪除的文件，可暫時集中管理，等待再次確認後予以刪除。 在完成初步的文件檔案整理後，再依各資料夾內的檔案型態、特性再建置合適的次層級資料夾，持續完成『分類』整理的動作。在文件檔案的處理中，當然也會發現名稱不同，但內容卻是一致的檔案，但如果要一個一個重新開啟閱讀予以確認，相信將會浪費許多的寶貴的時間，這時不妨可以利用一些檔案管理的軟體工具，協助我們搜尋在電腦中重複顯示的文件檔案，也就是不管檔案名稱為何，只要是內容呈現一致性的條件，將會一一過濾篩選出來，最後再決定如何處理這些文件。
三、資料夾名稱的分類原則 資料夾名稱的命名概念應根據於文件檔案的主題、類型、內容或日期等不同特性而設計。換句話說，資料夾名稱也就等於文件檔案的分類概念。
若是電腦中擁有大量的文件檔案，卻沒有條理制度化的資料夾分類設計，在管理或搜尋文件時浪費許時間，例如：將相同的性質的檔案，分散在不同的資料夾中，卻又將不同型態的檔案集中在一起，失去了管理的便利性。因此可以利用『階層性』概念設計資料夾的分類原則，而所謂的『類別』則是以判斷檔案的共同性質為考量。
首先以大項目的『大類別』做為主要資料夾管理基準，區分共同性質為大方向的條件，例如：主題、專案、類別等。接著，再以易於辨識的『中類別』做為次要資料夾管理條件，區分出較明顯的檔案條件，例如：階段性、部門別、科目等。最後再以精確管理的『小類別』做為細項資料夾管理項目，細分出細項管理的檔案條件，例如：品項別、人員別、單位別等。
其實說明白了，也就是說整理出一群擁有相同特性的文件檔案，予以集中統一存放管理。因此，資料夾的『分類原則』只要把握住幾個項目：共同特性、符合主題、容易查詢、簡單明瞭即可。
如此一來應用此資料夾『分類原則』，便可以將電腦中雜亂無章的各項文件檔案，以有系統、有組織的狀態呈現在我們面前，相信在日後不管執行資料的搜尋或瀏覽，皆可精確且快速顯示指定的文件檔案。
接著，分別介紹幾種不同資料夾的『分類原則』，各位可以依照自己操作上的習慣、工作上的便利性，找出合適的方式加以應用。
1. 利用『英文字母』分類（圖2-1-02） 將資料夾的名稱依照英文字母顯示順序，如『A、B、C、D、…』等依序分類。
此管理方式大多為英文語系的國家所採用。
圖2-1-02
2. 利用『中文注音』分類（圖2-1-03） 將資料夾的名稱依照注音顯示順序，如『ㄅ、ㄆ、ㄇ、ㄈ、…』等依序分類。
此管理方式可依讀音的習慣來分類文件檔案。
圖2-1-03
3. 利用『時間順序』分類（圖2-1-04） 將資料夾的名稱依照文件發生時間、專案執行期間顯示順序，如『年、月、日』等依序分類。
由於文件檔案儲存時，電腦同時內建預設『建立時間』與『修改日期』等項目資料，方便日後搜尋檔案，因而此種管理方式較少應用在依照文件檔案建立的時間，較多應用於專案執行的年度或者公文的發文日期等。
另外亦可發現由數位相機連接至電腦時，所自行建立的資料夾也較多應用概念，也就是部份相機複製影像檔案至電腦時，將會判斷影像檔案在相機中建立的時間點，並且在電腦中建立符合儲存時間點的資料夾項目，將影像檔案做為分類管理。
圖2-1-04
4. 利用『文件主題』分類（圖2-1-05） 將資料夾的名稱依照中文筆劃顯示順序，如『投資理財、美食休閒、旅遊玩樂…』等依序分類。
此管理方式可依第一個中文字筆劃排序的條件來分類文件檔案，若是想要依指定的方式顯示文件主題順序，不妨可以加入數值條件（圖2-1-06），如：『01、02、03…』等。
圖2-1-05 圖2-1-06 5. 利用『混合條件』分類（圖2-1-07） 當無法利用上述四種方式有效的分類，不妨參考各項優點加以混合應用組合，相信會讓檔案的管理更加的有效率。
此管理方式可加入日期、數字、中文及區隔符號等，讓資料夾的分類特性更加的分明、容易辨識。
圖2-1-07
在認識了幾種不同的資料夾分類方式，想必您心裡己經有了基本的概念，不論您選擇哪一項方式，最重要的是必須要符合自己的需求，而且可快速、簡單、條理的完成數位文件分類便是一項好方法。若是真的遇上了無法立即辨識的文件檔案，別忘了應用曾學習過的初步分類方法建立『待整理』、『待細看』、『末歸類』、『待丟棄』等資料夾，待完成手邊工作後再陸續整理，如此一來才不會浪費時間在凌亂的文件堆裡。
所以對每位操作者而言，最佳的資料夾分類方式，需要經過一段時間的使用，再加上不斷的修改、調整、歸類等，才能設計出最適合自己的『分類原則』。因此，一定要自己身體力行的去體驗、實現、應用才行！
